FDA483 审计揭示的问题：空白记录的分发和控制合理性挑战及解决方案

2023.12.04-2023.12.08、2023.12.11-12.12 FDA对印度Laurus公司进行了审计。

今天分享的是发现项5

ftware”，and can be used for any purpose as part of the execution of the batch record.These pages are not issued,controlled,or reconciled in a way to ensure that the data and records are complete and that all pages printed are accounted for as part of batch record execution and documentation.

文件的发放没有得到适当的控制。

尤其是，

包含批相关信息和数据的批产品记录附件页未得到充分分发和控制。例如，在xxx批次xxx的生产过程中，分别使用了五页、六页和五页附件来记录xxx期间获得的重量。这些页面由生产人员按照程序QA/086“文件管理系统(DMS)软件操作程序”中所述进行打印，并可作为批记录执行的一部分用于任何目的。这些页面的分发、控制或核对方式不能确保数据和记录的完整性，也不能确保所有打印的页面都作为批记录执行和文件的一部分。

这个案例，其实主要是一个空白记录的分发、使用和回顾的控制合理性问题。

显然，这样的万能补丁给到所有人，是不合适的，目的是任意的也是不合适的，没有追溯手段是不合适的……在一个不roubust流程中用了电子系统，也不是什么良药。

以下是关于空白表单的一些探讨。

1.空白表单的控制：

在GxP的许多程序的后面是空白表单，旨在确保符合SOP中包含的工作并收集所需数据。FDA曾提出了如何控制这些空白表单的问题。FDA希望此类表单的每个副本都有唯一的编号和说明

MHRA和世界卫生组织指导文件也提出了空白表单控制要求。此外，PIC/S和EMA监管指导文件中涵盖了这一主题。这种方法的基本原理是，不受控制的空白表单为数据造假或测试合规性提供了机会。

空白表单的控制在许多卫生监管检查中都是一个难题。一般来说，使用空白表单并不是一个好主意：如果无法避免，必须进行全面的控制。预计来自欧洲药品管理局和药品检验公约/药品检验合作计划(PIC/S)即将发布的指导文件将对这一主题提供更多的说明，并帮助读者了解需要做些什么来控制空白表单。建议分两个阶段来看待这个问题：

通过设计、审核、批准和安全存储等阶段对主模板进行控制

在GxP中使用从主模板创建的预先编号的表单来记录规定的工作

2.主模板的控制

空白模板需要在以下两个阶段进行控制：第一个阶段是开发和控制主模板，第二个阶段是如何使用它。这将在下面两张图中作为跨功能流程流程图来展示。它有以下需要交互的功能，以便控制每个空白表单的主模板并以符合要求的方式使用它们：

Data governance数据治理

Quality质量

Generation生成

Distribution分发

Completion完成

Review审核

每个空白表单都应该分配一个所有者。这通常是主要标准操作程序、分析程序或控制表单使用的工作指导的主题专家（SME)。表单的设计将适应工作，并根据适用的流程收集记录。

这个表单可以使用Word甚至Excel电子表单来设计，但是模板中必须有表单的名称和版本号，以及与表单相关的文件号。必须确保的一点是有足够的空间让执行输入值或结果

当填写表单时，需要由另一名人员进行审核，以确保表单正确、准确，并符合控制程序的要求。如果需要更改，则将表单返回给作者进行更新

当技术审核完成后，需要进行质量审核和批准，批准后，将批准日期添加到母表中。

表单必须以手写或电子签署形式签批

假设不需要进行任何更改，那么模板主文件现在需要安全地存储在网络上的IT环境中，或者存储在限制访问权限的电子文档管理系统中。

为了确保只使用模板的当前版本，需要有一个有效的流程来退役旧模板并替换为新版本。质量部门需要维护一个追踪系统，以控制所有空白模板，例如标题、参考编号（包括版本号）、分发日期、适用程序和存储位置。

3.空白表单的使用

不需要打印或影印空白表单，而是需要一个正式的程序来签发受控和编号的文件版本。

该流程首先向管理空白表单的分发和核对的个人或团体提出请求。这个功能通常在实验室之外，通常是质量保证角色，以确保操作的独立性。经授权人员将向文档控制专员请求一个特定的表单，文档控制专员将颁发从模板的当前版本创建的空白表单的唯一编号版本。

在跟踪系统中输入唯一编号，并输入请求者的名称和发出日期/时间。这种跟踪系统最简单的形式是装订的日志簿，有编号的页面，由文档控制专员手写的条目，包含诸如分发日期、唯一的表单编号、发送表单的人员/部门等信息。

这些空白表单的分发副本应采用安全受控印章和油墨颜色，或使用现场没有的彩色纸，以避免影印。电子系统可以发出具有唯一编号和副本编号的表单，这可能是一种替代方案，但需要严格的验证以确保这一过程是安全的，并且只允许打印一份副本。否则，受控副本只会以纸张形式分发，因为电子版本可以转载（与今天的空白表单相同）。

表单将在受控区域室使用，填写表单时应遵循良好的文件记录惯例，例如，与正在进行的工作同时进行，用不可磨灭的笔填写，需要修改的条目必须在不模糊原始条目的情况下填写，然后在更改的原因处草签和日期。任何未使用的空白区域都需要填上草签和日期。用户不得使用同上标记。不要使用日期戳。如果有伪造的嫌疑，检查人员将检查填写表单的人是否在声称填写表单的时候就在现场。

如果出现错误，需要一个新表单，则需要将表单返回给文档控制专员，但在发布新表单之前，需要有一个文档化的理由，说明为什么需要替换表单。旧表单必须保留，新表单必须重新颁发。

在工作完成时，审核员需要检查工作是否正确完成，如果表单上包含了任何计算，则需要验证它们是否正确。

该表单连同其他记录证据被整理到批记录中，并与追踪系统相一致。

如今在受监管实验室中使用的许多软件应用程序都不具备接管目前在纸面上执行的许多功能的能力。这是由于无法从其核心功能扩展，或是由于法规符合性差，如存储在操作系统文件中的记录，审计追踪功能不足，包括审核和未在已签名记录上签名的电子签名。供应商和用户需要共同努力，确保充分的功能和合规性，这需要时间。

即使使用了最好的软件，实验室仍可能需要将某些活动记录在纸上，例如样品制备过程中的任何稀释。这项工作需要记录在纸上，并手动输入到色谱数据系统等应用程序中。